Contrats d'entretien
Chaque contrat d'entretien planifié, exécuté et facturé à temps
Définissez ce que vous vous engagez à faire, pour qui et à quelle fréquence. Digitalnatie Service Suite transforme chaque contrat d'entretien en interventions planifiées, bons de travail et factures : plus aucun entretien ni aucune reconduction oublié.
Néerlandais, français et anglais. Conçu pour les entreprises de service belges.
Le contrat lui-même
Ce qui figure au contrat figure aussi dans le système
Un contrat d'entretien ne se résume pas à un PDF dans un dossier. Enregistrez la durée, la fréquence, les installations couvertes, le prix convenu et le préavis au même endroit, rattachés au bon client et au bon site.
- Durée, date de début et préavis
- Fréquence d'entretien par installation
- Heures et pièces incluses dans le forfait
- Prix convenu et indexation
Planification automatique
Une maintenance périodique qui se planifie toute seule
Le système sait quand chaque installation doit être entretenue et crée l'ordre de service lui-même. Votre planificateur voit plusieurs semaines à l'avance quels contrats arrivent à échéance sans entretien réalisé, au lieu de le constater après coup.
- Ordres de service créés automatiquement par contrat
- Annuel, semestriel ou sur mesure par installation
- Alerte dès qu'un entretien prend du retard
- Affecté au technicien disposant de la bonne habilitation
Pour qui
Conçu pour les entreprises qui vivent de la maintenance récurrente
Lorsqu'une grande partie de votre chiffre d'affaires provient des contrats d'entretien, leur suivi n'est pas de l'administratif : c'est votre modèle économique. Voici ce que cela représente selon le secteur.
CVC et chauffage
Chaudières, pompes à chaleur et ventilation avec un entretien annuel par appareil et par site.
Froid et climatisation
Installations frigorifiques avec entretien périodique, contrôles d'étanchéité et sites multiples.
Sanitaire et maintenance technique
Contrats prévoyant un nombre fixe de passages par an, complétés par des interventions à la demande.
Facility et gestion de bâtiments
Plusieurs bâtiments par client, chacun avec ses installations, ses fréquences et ses interlocuteurs.
Protection incendie
Extincteurs, détection incendie et sprinklers avec des contrôles périodiques, et pour chaque appareil l'historique de chaque passage effectué.
Ascenseurs, portes et portails
Ascenseurs, portails et portes automatiques avec un entretien récurrent, complété par des dépannages entre deux passages.
Électrotechnique et énergie solaire
Installations électriques, installations photovoltaïques et bornes de recharge avec contrôle et entretien périodiques, chacune rattachée au bon client et au bon site.
Installations industrielles
Compresseurs, pompes et machines de production avec une maintenance préventive à rythme fixe, et les bonnes pièces prêtes pour chaque passage.
Questions fréquentes
Les contrats d'entretien en pratique
Les questions que les entreprises de service posent le plus avant de migrer.
Comment établir un contrat d'entretien dans Digitalnatie ?
Vous créez le contrat chez le client, sélectionnez les sites et les installations qu'il couvre, puis fixez la fréquence et la durée. À partir de là, le système génère lui-même les entretiens planifiés. Vous n'encodez pas les passages un par un.
Existe-t-il un modèle de contrat d'entretien ?
Digitalnatie ne fournit pas de modèle juridique : les conditions, la responsabilité et les préavis relèvent de vous et de votre conseil. Ce que le système structure, c'est le contenu commercial et opérationnel de votre propre contrat, quelles installations, combien de passages, quel prix, quelle durée, pour que son exécution soit automatique.
Un même contrat peut-il couvrir plusieurs sites et installations ?
Oui. Un client peut avoir plusieurs sites et chaque site plusieurs installations, chacune avec sa propre fréquence d'entretien. Le contrat reste un seul dossier, mais la planification se fait par installation.
À quelle fréquence un entretien peut-il être planifié ?
Le contrat génère automatiquement des interventions récurrentes, par exemple mensuelles, trimestrielles ou annuelles, directement dans la planification. Vous fixez la fréquence par installation.
Puis-je suivre les dates de début, de fin et d'échéance d'un contrat ?
Oui. Les dates de contrat et les garanties sont conservées auprès du client et de l'appareil, afin qu'une échéance ne passe pas inaperçue.
Le technicien voit-il sur place ce qui a déjà été fait sur une installation ?
Oui. Chaque appareil conserve son numéro de série, sa garantie et l'ensemble de son historique de service. Après avoir scanné le QR code de l'appareil, le technicien voit ces données et cet historique, afin qu'il sache ce qui s'est passé avant de commencer.
Le client reçoit-il un rapport de chaque entretien ?
Oui. Une intervention terminée donne lieu à un rapport reprenant les constatations, les pièces utilisées et la signature.
Que devient le travail réalisé hors contrat ?
Il est enregistré séparément sur l'intervention et facturé séparément. Le technicien consigne sur le bon de travail les heures et les pièces concernées, afin que le supplément soit justifié auprès du client.
Pouvons-nous reprendre nos contrats existants ?
Oui. Les clients, sites, installations et contrats en cours sont importés au démarrage, pour que vous ne partiez pas d'un système vide. Leur volume entre dans le calcul du prix d'implémentation, qui fait l'objet d'un devis distinct.
La gestion des contrats est-elle comprise dans l'abonnement ?
Oui. Les contrats d'entretien font partie de la Service Suite complète et sont donc compris dans votre abonnement.
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