Onderhoudscontracten
Elk onderhoudscontract op tijd gepland, uitgevoerd en gefactureerd
Leg vast wat u belooft, aan wie en hoe vaak. Digitalnatie Service Suite zet elk onderhoudscontract om in geplande interventies, werkbonnen en facturen, zodat geen enkele onderhoudsbeurt en geen enkele verlenging nog vergeten wordt.
Nederlands, Frans en Engels. Gemaakt voor Belgische servicebedrijven.
Het contract zelf
Wat er in het contract staat, staat ook in het systeem
Een onderhoudscontract is meer dan een PDF in een map. Leg de looptijd, de frequentie, de gedekte installaties, de afgesproken prijs en de opzegtermijn vast op één plaats, gekoppeld aan de juiste klant en de juiste locatie.
- Looptijd, startdatum en opzegtermijn
- Onderhoudsfrequentie per installatie
- Welke werkuren en onderdelen inbegrepen zijn
- Afgesproken prijs en indexatie
Automatische planning
Periodiek onderhoud dat zichzelf in de planning zet
Het systeem weet wanneer elke installatie aan een onderhoudsbeurt toe is en maakt de serviceorder zelf aan. Uw planner ziet weken vooruit welke contracten aflopen zonder uitgevoerde beurt, in plaats van dat achteraf vast te stellen.
- Serviceorders automatisch aangemaakt per contract
- Jaarlijks, halfjaarlijks of op maat per installatie
- Waarschuwing zodra een beurt achterloopt
- Toegewezen aan de technieker met de juiste bevoegdheid
Voor wie
Gemaakt voor bedrijven die op terugkerend onderhoud draaien
Als uw omzet voor een groot deel uit onderhoudscontracten komt, is het opvolgen ervan geen administratie maar uw bedrijfsmodel. Zo ziet dat er per sector uit.
HVAC en verwarming
CV-ketels, warmtepompen en ventilatie met een jaarlijkse onderhoudsbeurt per toestel en per locatie.
Koeltechniek
Koelinstallaties met periodiek onderhoud, lekdichtheidscontroles en installaties verspreid over meerdere sites.
Sanitair en technisch onderhoud
Contracten met een vast aantal beurten per jaar, aangevuld met interventies op afroep.
Facility en gebouwbeheer
Meerdere gebouwen per klant, elk met eigen installaties, eigen frequenties en eigen contactpersonen.
Brandbeveiliging
Blusapparaten, branddetectie en sprinklers met periodieke controles, en per toestel een overzicht van elke uitgevoerde beurt.
Liften en toegangstechniek
Liften, poorten en automatische deuren met terugkerend onderhoud, aangevuld met storingsoproepen tussen twee beurten.
Elektrotechniek en zonne-energie
Elektrische installaties, PV-installaties en laadpalen met periodiek nazicht en onderhoud, elk gekoppeld aan de juiste klant en locatie.
Industriële installaties
Compressoren, pompen en productiemachines met preventief onderhoud op een vast ritme, en de juiste onderdelen klaar voor elke beurt.
Veelgestelde vragen
Onderhoudscontracten in de praktijk
De vragen die servicebedrijven het vaakst stellen voordat ze overstappen.
Hoe stelt u een onderhoudscontract op in Digitalnatie?
U maakt het contract aan bij de klant, kiest de locaties en de installaties die het dekt, en legt de frequentie en de looptijd vast. Vanaf dat moment genereert het systeem de geplande onderhoudsbeurten zelf. U hoeft de beurten niet één voor één in te geven.
Bestaat er een voorbeeld van een onderhoudscontract?
Digitalnatie levert geen juridisch modelcontract: de voorwaarden, de aansprakelijkheid en de opzegtermijnen zijn een zaak van u en uw raadsman. Wat het systeem wel doet, is de commerciële en operationele inhoud van uw eigen contract structureren, welke installaties, hoeveel beurten, welke prijs, welke looptijd, zodat de uitvoering ervan automatisch verloopt.
Kan één contract meerdere locaties en installaties dekken?
Ja. Een klant kan meerdere locaties hebben en elke locatie meerdere installaties, elk met een eigen onderhoudsfrequentie. Het contract blijft één dossier, maar de planning gebeurt per installatie.
Hoe vaak kan een onderhoudsbeurt ingepland worden?
Het contract genereert automatisch terugkerende interventies, bijvoorbeeld maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks, recht in de planning. De frequentie legt u per installatie vast.
Kan ik de start-, eind- en vervaldata van een contract opvolgen?
Ja. Contractdata en garanties worden bijgehouden bij de klant en bij het toestel, zodat een vervaldatum niet ongemerkt passeert.
Ziet de technieker ter plaatse wat er eerder aan een installatie gebeurd is?
Ja. Elk toestel houdt zijn serienummer, garantie en volledige servicegeschiedenis bij. Na het scannen van de QR-code op het toestel ziet de technieker die gegevens en de servicegeschiedenis, zodat hij weet wat er eerder gebeurd is voor hij begint.
Krijgt de klant een verslag van elke onderhoudsbeurt?
Ja. Van een afgewerkte interventie wordt een serviceverslag opgemaakt, met de vaststellingen, de gebruikte onderdelen en de handtekening erop.
Wat gebeurt er met werk dat buiten het contract valt?
Dat wordt apart geregistreerd op de interventie en apart gefactureerd. De technieker legt op de werkbon vast welke uren en welke onderdelen het betreft, zodat de meerkost bij de klant onderbouwd is.
Kunnen we onze bestaande contracten overzetten?
Ja. Bestaande klanten, locaties, installaties en lopende contracten worden bij de opstart geïmporteerd, zodat u niet met een leeg systeem begint. De omvang daarvan bepaalt mee de implementatieprijs, die apart wordt geoffreerd.
Zit contractbeheer in het abonnement?
Ja. Onderhoudscontracten horen bij de volledige Service Suite en zitten dus in uw abonnement.
Breng uw serviceprocessen samen in één systeem
Ontdek hoe Service Suite past bij uw team, werking en groeiplannen.